Cuando alguien viene a efectuar su primera consulta sobre un tema hereditario a mi notaría, le hacemos entrega de un listado con los documentos que vamos a necesitar para el otorgamiento de la escritura de herencia que pretende.
La mayoría no puede evitar exclamaciones del tipo “¡todo esto¡”, “¿para qué tantas cosas?” y otras de carácter similar.
Vamos a examinar por qué y para qué se requieren tantos documentos.
Libro de familia del causante
Para acreditar matrimonio o relación de pareja y existencia y número o inexistencia de hijos o hijos fallecidos. Debe traerlo el interesado.
Fotocopias del DNI del difunto y del de todos los interesados en la herencia
Los datos del Documento Nacional de Identidad son los básicos que han de manejarse en una escritura respecto del causante de la misma y sus herederos, sin perjuicio de que algunos puedan/deban actualizarse. Debe traerlos el interesado.
Certificado de defunción
Para acreditar el fallecimiento del causante de la herencia. Ya saben que “sin muerto, no hay herencia” y recordando que debemos estar ciertos de nuestro derecho a la herencia para poder heredar. Debe traerlo el interesado.
Certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad
Para acreditar si el difunto hizo o no hizo testamento y en el caso de que lo hubiera hecho, para saber cuál fue el último otorgado por el difunto. Puede solicitarse desde la notaría.
Certificado del Registro de Seguros
Para acreditar si el causante tenía seguros de vida que atribuyan derecho al cobro de alguna indemnización. Hasta la existencia de este Registro, muchas de esas indemnizaciones podían fácilmente quedarse sin cobrar. Puede solicitarse desde la notaría.
Copia autorizada del testamento o declaración de herederos (que incluye los documentos necesarios)
No es bastante una copia simple, es necesaria una copia autorizada que se expida por el Notario que autorizó el testamento o por el que lo custodie en la actualidad. Puede solicitarse desde la notaría.
Si el difunto falleció intestado, se aportará la declaración de herederos que incorpora la mayoría de los documentos que ya he citado y que ya no sería necesario volver a presentar para preparar y otorgar la escritura de herencia. Adicionalmente, suelen ser necesarios:
- CERTIFICADO LITERAL DE NACIMIENTO DEL CAUSANTE.
- CERTIFICADO LITERAL DE MATRIMONIO DEL CAUSANTE.
- CERTIFICADOS LITERALES DE NACIMIENTO DE TODOS LOS HIJOS DEL CAUSANTE.
- CERTIFICADO DE EMPADRONAMIENTO EN CASO DE QUE EL DNI/NIF DEL CAUSANTE NO ESTÉ VIGENTE A LA FECHA DE SU FALLECIMIENTO.
- FOTOCOPIA DEL DNI/NIF del REQUIRENTE y de los DOS TESTIGOS.
La última palabra a efectos de la documentación pertinente, la tiene el Notario como instructor del expediente.
Escrituras de los bienes inmuebles
Es necesario aportar título de propiedad de los inmuebles que en todo o en parte, con carácter privativo o ganancial pertenecieron al difunto. No está tampoco de más hacerse con notas simples de información registral. Las notas son un buen mecanismo de información en el caso de que no contemos con copias autorizadas de las escrituras, pues permiten tirar del hilo y llevarnos a la documentación que pretendemos conseguir. También sirven para detectar la existencia de cargas como hipotecas o embargos.
Debe traerlas el interesado (aunque, de ser necesarias, también se podrían pedir las que falten desde la notaría, que también podrá gestionar la obtención de las notas).
Recibos de contribución (IBI) de los bienes urbanos
A fin de conseguir los datos catastrales de los inmuebles urbanos del difunto, que también es posible investigarlos y obtenerlos desde la notaría a través de la Sede Electrónica del Catastro utilizando el DNI del difunto.
Polígonos y parcelas en caso de bienes rústicos
Con la misma finalidad que en el apartado anterior. También es posible investigarlos y obtenerlos desde la notaría a través de la Sede Electrónica del Catastro utilizando el DNI del difunto, aunque no está de más que los herederos proporcionen estos datos a la notaría si disponen de ellos.
Informe de actividad del fallecido
No es obligatorio, pero si muy conveniente. Es un informe que permite desde cualquier notaría española conocer los documentos que el causante ha podido firmar en notaría desde el año 2004. Se cursa a través de la herramienta SIGNO y se consigue en pocos segundos y con escaso coste, permitiendo recabar información que puede evitar graves disgustos. Este documento también se puede solicitar por una persona viva respecto de su propia actividad, pero no respecto de la de terceros.
Certificados de saldos en entidades de crédito a fecha de defunción del causante
A fin de conocer sus posiciones acreedoras o deudoras en todo tipo de operaciones, incluidas las fianzas que recientemente se han incorporado a estos certificados por parte de las entidades de crédito.
Junto al certificado son necesarios los extractos de movimientos de las cuentas bancarias de un año hacia atrás, a contar desde la fecha de defunción del causante.
Debe traerlos el interesado.
Documentación de los vehículos que estén a nombre del fallecido
Me refiero a la tarjeta de inspección y al permiso de circulación de todo vehículo que disponga de matrícula en la DGT.
Debe traerlos el interesado.
Factura, si la hubiere, de los gastos de entierro y funeral o factura del tanatorio
Solo en el caso de que estos gastos no estuvieran cubiertos por un seguro y es habitual que lo estén, sobre todo en las personas de cierta edad.
Debe traerla el interesado.
Certificado de empadronamiento histórico
A fin de acreditar el posible derecho a reducciones en el IIVTNU (Plusvalía Municipal) o para determinar la Hacienda Autonómica competente para la liquidación del Impuesto de Sucesiones.
Debe traerlo el interesado.
Documentación acreditativa del derecho a alguna reducción o bonificación fiscal
Puede ser el caso de minusvalías o de explotaciones agrarias o de empresas de carácter familiar o bienes del patrimonio histórico o artístico entre otros casos y que ahora mismo se me ocurran.
Debe traerla el interesado.
Hasta otra. Justito El Notario
